ضرورت مدیریت و تحلیل تماس ها در سازمان ها و شرکت ها
ضرورت مدیریت مؤثر در سازمان، شرکت و یا هر کسب و کار، کسب اطلاعات مناسب و تحلیل دقیق آن میباشد. بر همین اساس امروزه مدیران برای کاهش ریسک و هزینهها، پیشگیری و مدیریت بهینه بحران و تسریع در تصمیمگیریهای مدیریت از سیستمهای اطلاعاتی استفاده میکنند. اطلاعات مربوط به ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی از مهمترین نوع اطلاعات در بسیاری از سازمانها می باشد. به استناد به موارد بیان شده ضرورت مدیریت و تحلیل تماس ها در سازمان ها و شرکت ها یک اصل مهم و اساسی است…
یکی از ابزارهای اساسی ارتباط در سازمانها در هر سطحی، خطوط تلفن می باشد…
خطوط تلفن که ارتباط داخلی و خارجی در سازمان را محقق میسازد. کارکنان از طریق خطوط داخلی سازمان با یکدیگر تماس برقرار میکنند. مشتریان، شرکاء و سازمانهای وابسته نیز در موارد بسیاری برای تماس سریع معمولاً بدون صرف زمان برای تصمیمگیری در رابطه با نوع ابزار مناسب برای تماس، خطوط تلفن را انتخاب و شمارهگیری میکنند.
پس باید توجه داشت که اطلاعات مربوط به جزییات تماسهای تلفنی میتواند برای سازمان و تصمیمگیری های مدیریتی بسیار مهم و حتی ضروری باشد. معمولاً تلفن سازمانها مجهز به سیستمهای مرکزی برای مدیریت و اتوماسیون تماس ها میباشد. اغلب این سیستم ها اطلاعات تماس ها را ذخیره می کنند. اما چگونه میتوان از اطلاعات دستگاههای سانترال استفاده کرد؟
در سرویس مدیریت و تحلیل تماس های PBXDom دسترسی به جزییات تمام تماسها (چه تماسهای ورودی، خروجی و حتی تماسهای از دست رفته) با اطلاعات دقیق مانند تماسگیرنده و دریافتکننده تماس، زمان تماس، مدت مکالمه، زمان انتظار تا پاسخگویی به تماس، داخلی مربوط به تماس، هزینه تماس و نام واحد یا گروه و نام طرفین تماس (در صورت تعریف در سیستم) امکانپذیر میباشد.
سرویسهای مدیریت و تحلیل تماسهای تلفنی کمک میکنند تا با گردآوری و فهرستبندی و تجزیه و تحلیل اطلاعات تماسهای ورودی و خروجی سازمان، بتوان در جهت کمک در تصمیمگیری و بهبود ارتباطات تلفنی، مدیریت بهتری بر روی تماسها داشت.
سرویس مربوطه بر روی سرورهای ابری تحت وب مدیریت میشوند و این بدین معناست که شما با کمک هر ابزار متصل به اینترنت در هر جایی و هر زمانی قادر خواهید بود به اطلاعات تماس سازمان یا شرکتی که مدیریت آن را بر عهده دارید، به آسانی دسترسی یابید. همچنین با توجه به رمزنگاری دوسویه اطلاعات در سرورهای تحت وب و رایانه مرکزی در سازمان شما و نیز استفاده از پروتکل HTTPS خیالتان از بابت امنیت اطلاعات تماسها راحت خواهد بود.
ضرورت مدیریت و تحلیل تماس ها در سازمان ها و شرکت ها یک امر مهم است
از قابلیتهای کلیدی در این سرویس، امکان گزارشگیریهای بسیار انعطافپذیر حرفهای و نیز نمایش اطلاعات به صورت نموداری میباشد. برای مثال شما به راحتی خواهید توانست لیست تماسهای رد شده یا تماسهای ناموفق (و اینکه آیا به دلیل اشکال شبکه تماس ناموفق بوده است یا به خاطر عدم پاسخگویی توسط کاربر) را بدست آورید. یا مثلاً میتوانید لیست تماسهای دریافتی یکی از واحدهای سازمان که مربوط به شماره خارجی خاصی میشود را در بازه زمانی مشخصی بدست آورید.
همینطور امکان گزارشگیری بر اساس مدت زمان مکالمه در این سیستم امکانپدیر میباشد. شاید بد نباشد از لیست بخشهایی که مکالمات تلفنی آنها بیش از 30 دقیقه طول میکشد، گزارشی ایجاد کنید. برای سازمانهایی که در 24 ساعت روز چندین شیفت کاری در سازمان مستقر هستند نیز امکان تحلیل و بررسی تماسها بر اساس ساعات کاری هر شیفت در این سرویس گنجانده شده است.
امکان تحلیل تماسها و ایجاد گزارشهای دیگری مانند، ایجاد صورتحساب هزینه تماسهای هر بخش، لیست تماسهای سازمان بر اساس بیشترین زمان مکالمه (یا بیشترین هزینه مکالمه با توجه به نسبت هزینه تماسهای دریافتی به تماسهای گرفته شده و یا رایگان بودن تماسهای دریافتی)، مجموع مدت زمان صرف شده در هر بخش به تماسهای تلفنی، پر استفادهترین زمان روزانه مکالمات (مثلاً بین ساعت 5 و 6 عصر 24٪ کل مکالمات صورت گرفته است و بین ساعت 4 تا 7 عصر 49 درصد مکالمات انجام شده است و …)، نسبت تماسهای دریافتی به تماسهای خروجی و صدها نوع گزارش دیگر که به شما کمک میکند تا تصمیمات بهتری برای رسیدن به اهداف سازمان اتخاذ کنید.
اطلاعات تماسها تا 60 ماه بر روی سرور امن ابری نگهداری میشود و همچنین گزارشهای سرویس مدیریت و تجزیه و تحلیل تماسهای تلفنی سازمان را میتوانید بر روی کاغذ چاپ کنید و یا برای استفاده و تجزیه و تحلیل بیشتر در نرمافزارهای دیگری مانند Excel برونبری کنید.
در صورتی که در رابطه با عملکرد و مزایای این سرویس برای سازمان، شرکت یا کسب و کار خود سؤالی دارید، خوشحال میشویم از طریق صفحه تماس سایت، با ما در ارتباط باشید.