۷ راه برای داشتن تلفن گویا بهتر در مراکز تماس
ژوئن 29, 2016
تلفن گویا همان منشی تلفنی از قبل ضبط شده است که در هنگام دریافت تماس به صورت خودکار یا اتوماتیک برای تماس گیرنده پخش می شود. این قابلیت به واسطه وجود دستگاه سانترال یا کال سنتر عملی می شود. به طور مثال شما اگر کالسنتر سیسکو در مجموعه خود داشته باشید می توانید با استفاده از نرم افزار های برنامه ریزی صدای دیزا را مشخص سازی کنید. برای بیان بهتر مثالی می زنیم، تصور کنید که شما با شرکتی تماس می گیرید. صدایی به شما خوش آمد می گوید و واحد های مجموعه را معرفی می کند. این متن در تمام ساعات روز یکسان است و فقط در پایان ساعت اداری به شما اطلاع می دهد که ساعت کاری به اتمام رسیده است. البته این روند در صورتی است که برنامه ریزی های آن در مرکز تماس انجام شده باشد.
برای مشاهده ویدیو آموزش نصب کال سنتر سیسکو بر روی همان کلمات کلیک کنید.
نمونه صدای ضبط شده اینگونه است: با سلام شما با شرکت “ایران تهران” تماس گرفته اید، برای ارتباط با واحد فروش عدد 1، خدمات پس از فروش عدد ۲، مالی عدد ۳، مدیریت عدد ۴، و برای ارسال فکس عدد ۵ را شماره گیری نمایید. در غیر این صورت به اپراتور متصل خواهید شد.
۷ راه برای داشتن تلفن گویا بهتر در مراکز تماس و اجرا آسان آن
اینک که با تلفن گویا و ویژگی های آن آشنا شدیم در این مقاله به معرفی “۷ راه برای داشتن تلفن گویا بهتر در مراکز تماس” می‌پردازیم. خود را به جای مشتری بگذارید و با شرکت خود تماس بگیرید آیا می توانید صدایی که پخش می‌شود را متوجه شوید و به راحتی با واحد مورد نظر خود مرتبط شوید؟
۱- استفاده از صدای گوینده مبهم یا ضعیف
یکی از مشکلات عمده پیامهای تلفن گویا صدای مبهم یا بسیار ضعیف آنها هست که باعث ایجاد نارضایتی در مشتریان می شود. سعی کنید از صدای گویندگان خوب و با کیفیت بالا استفاده کنید.
۲-استفاده از واژگان مناسب در تلفن گویا
سعی کنید در پیامهای تلفن گویا خود از واژگان مشترکی که در وب سایت و یا سایر کانالهای ارتباطی با مشتریان استفاده می کنید استفاده کنید. به طور مثال اگر در وب سایت خود نوشته اید مرکز خدمات و پشتیبانی
در پیامهای تلفن گویا خود برای ارتباط با مرکز خدمات و پشتیبانی نگوید مرکز ارتباط با مشتریان.
۳-ترتیب صحیح منوهای تلفن گویا
با بررسی دقیق تماسهای ورودی خود سعی کنید منوهای تلفن گویا خود را طوری تنظیم کنید و بچینید که مشتریان به راحتی و در سریعترین زمان ممکن به قسمت مورد نظر متصل شوند.
چون مدیریت مقام بالاتری دارد کلید ۱ را برای مدیریت نگذارید.
۴-صدای مشتری را بشنوید
صدای مشتری را در زمان استفاده از تلفن گویا ضبط کنید و به آن گوش بدهید. این کار به شما کمک می کند که اشتباهات خود را بهتر متوجه شوید و بفهمید واقعا کجای تلفن گویا شما مشتریان را بیشتر اذیت یا خوشحال می کند.
۵-دایما وضعیت تلفن گویا را بررسی کنید
تلفن گویا سازمان یا شرکت خود را مانند وب سایت خود ببینید. یکبار آن را ایجاد نکنید و برای همیشه آن را فراموش کنید. برنامه ای بگذارید تا مثلا هر یک ماه یکبار با توجه به آمارهای موجود منوها و آیتمهای تلفن گویا خود را بهبود ببخشید.
۶-حداکثر ۲ کلید
بر اساس نظرسنجی های انجام شده اگر قرار باشد مشتری بیشتر از ۲ کلید برای رسیدن به قسمت مورد نظر فشار دهد خسته می شود و ممکن است اصلا بی خیال ارتباط با شما بشود. پس سعی کنید منوهای ارتباطی خود را بسیار ساده نگه دارید.
۷- حتما کلیدی برای تکرار داشته باشید
همه مشتریان شما یکسان نیستند . شاید مشتری در مرتبه اول متوجه کلیدها و پیام نشود. همیشه کلیدی در اختیار مشتری بگذارید که بتواند با انتخاب آن منو را از ابتدا بشنود.
