گزارش تماس های ورودی در مرکز تماس
گزارشگیری از روش های رسیدن به موفقیت است. در شرکت‌ها روش‌های مختلفی برای آنالیز و تحلیل عملکرد پرسنل وجود دارد که یکی از این روش های مناسب بررسی میزان و مدیت مکالمه تلفنی هر کارمند براساس جایگاه و سمت شغلی اوست. در اکثر شرکت ها مدیریت و بهینه سازی تماس ها مهمترین عامل موفقیت و کسب درآمد بیشتر و یا حتی کاهش هزینه‌های اضافه است. استفاده از گزارش تماس های ورودی در مرکز تلفن سانترال به شما کمک می کند تا با نگاهی عمیق‌تر پاسخگو مناسبتری برای مکالمات تلفنی دریافتی باشید.
تماس ورودی چیست؟
اگر بخواهیم مکالمات تلفنی را دسته‌بندی کنیم به دو روند یا مدل خواهیم رسید. “تماس ورودی” و “تماس خروجی” منظور از تماس ورودی آن دسته از مکالماتی است که از خارج از مجموعه با شما تماس می گیرند. این تماس ورودی در حقیقت در نگاه اجمالی هر مکالمه ای است که شما آغازگر آن نیستید و فقط به آن درخواست پاسخ می دهید. گزارشگر ابری به عنوان اولین سرویس مدیریت و تحلیل تماس به شما امکان گزارش تماس های ورودی را می‌دهد. این گزارش می‌تواند بر اساس هر داخلی خاص یا گروه بندی های تعریف شده در سانترال یا کال سنتر باشد و یا حتی بر اساس یک بازه زمانی و تاریخ آن را ردیابی و نظارت کنید.
گزارش گزارش تماس های ورودی در مرکز تلفن سانترال شامل چه مواردی می شود؟
در قسمت گزارش این امکان وجود دارد که شما می توانید با استفاده از آیتم های جداگانه و مجموعه ای از این آیتم ها، گزارشات مورد نظر خود را ایجاد کرده و از اطلاعاتی که از آنها کسب کرده و تغییرات و یا برنامه‌ریزی‌های جدیدی را در راستای بهبود عملکرد ارتباطات تلفنی سازمان خود ایجاد نمایید.
از دیگر امکاناتی این گزارشگر پیشرفته به شما می دهد امکان محاسبه هزینه تماس ورودی و یا حتی خروجی است. که به آن بیلینگ سانترال یا شارژینگ کالسنتر گفته می‌شود. وارد کردن هزینه محاسبه تماس هر اپراتور برای یک بار به شما کمک می کند تا بتوانید هزینه تمام شده هر تماس ورودی یا خروجی را مشاهده کرده و بر اساس آن در صدد مدیریت مکالمات باشید.
تنظیمات مرتبط با گزارش گیری شامل چه آیتم هایی می باشد :
- نوع گزارش : از بین بیش از 20 نوع گزارش متفاوت آیتم مورد نظر خود را انتخاب می کنید که برای این گزارش باید بر روی تماس های ورودی قرار گیرد
- از تاریخ : تاریخ شروع گزارش گیری از تماس ها
- تا تاریخ: تاریخ پایانی گزارش گیری از تماس ها
- گروه :چنانچه در درون نرم افزار گروه های متفاوتی را نیز تعریف کرده باشید می توانید گزارش تماس های ورودی مربوط به همان گروه را مشاهده نمایید
- شماره دستگاه : میتوانید شماره سانترال خود را نیز انتخاب کنید (در صورتیکه چند دستگاه سانترال درون نرم افزار تعریف شده باشد)
تاریخ ها : برای راحت تر بودن شما کاربران محترم تاریخ هایی به طور پیش فرض قابل انتخاب نیز می باشند که می توانید بر اساس زمانی مشخص به طور مثال : امروز، دیروز، این هفته، این ماه و … را انتخاب نمودهو در نهایت عمل گزارش گیری را انجام دهید.
در نهایت گزارشی که ملاحظه می نمایید شامل تاریخ و ساعت ، شماره تماس گیرنده ، نام تماس گیرنده (در صورتیکه نام شخص قبلا ثبت شده باشد ) ،شماره داخلی فرد پاسخگو ،نام داخلی(شما امکان تعریف نام برای هر یک از داخلی های خود می باشید )مدت مکالمه ، هزینه مکالمه ، مدت زمانی که فرد تماس گیرنده تا قبل از شروع مکالمه با داخلی مورد نظر منتظر بوده است ، شماره خط شهری ( شما امکان تعریف چند خط شهری دارید که شماره ای که نمایش داده می شود به معنی تماس با همان خط می باشد ) و در نهایت نام خط شهری
گزارشی که دریافت نموده اید قابلیت print، دریافت فایل PDF، Excel، CSV و Copy نیز دارد تا بتوانید آنها را بایگانی یا به صورت چاپی داشته باشید
یکی از قابلیت های بسیار مفید و کاربردی گزارشات ، قابلیت جستجو میان اطلاعات ثبت شده شما می باشد که بر اساس تمامی فیلدهایی که در بالا توضیح داده شد می توانید اطلاعات مرتبط با همان قسمت را جستجو نمایید ، به طور مثال چنانچه عملکرد یک شماره تلفن خاص برای شما مد نظر باشد با درج شماره در قسمت جستجو تمامی تاریخچه تماس های همان شماره را برای شما لیست می کند.
در پایان برای گزارش تماس در مرکز تماس
اطلاعات همیشه به ما کمک می کنند تا بتوانیم کسب و کار خود را بهتر توسعه دهیم . هدف ما در ارایه نرم افزاری برایمرکز تلفن سانترال کمک به شرکت ها و مراکز دولتی و یا خصوصی ، کوچک یا بزرگ جهت توسعه بیشتر می باشد. مدیران شرکت ها و واحدهای سازمانی می توانند تصمیمات بهتری را بر اساس کیفیت پاسخگویی به مشتریان اتخاذ نمایند. همچنین صرفه جویی در هزینه ها یکی از مسایل مهم می باشد که هزینه های تلفنی از آن مستثنی نیست.
امیدواریم که با نرم افزار گزارش تماس مرکز تلفن سانترال به شما در موفقیت بیش تر کمک کنیم.
خوشحال می شویم نظرات شما را جهت ارایه سرویس بهتر بشنویم.
جهت دانلود نرم افزارمرکز تلفن سانترال و نصب آن بر روی کامپیوتر لطفاً کلیک نمایید.
