چگونه یک مدیر خوب باشیم؟

توسط علی رمضانی فوریه 10, 2016

چگونه یک مدیر خوب باشیم؟ در هر سازمان بزرگ، یک سلسله مراتب مدیریتی وجود دارد که کل فعاليت هاي سازماني را مديريت مي کند. خواه مدیر ارشد باشید و یا در سطح سرپرست، شما مسئول هدايت و مديريت يک سري نيروهاي تحت سرپرستي خود هستيد. مدیریت صحیح یکی از سخت ترین مشاغل دنیاست. يک مدير خوب مي تواند به نيروهايش انگيزه دهد و اشتباهات را به پلی برای پیشرفت تبدیل کند. یک مدیر خوب می تواند، با ايجاد محيطی پويا و تقويت روحيه تيمي در مسیر رسیدن به اهداف کارکنان و سازمان با موفقیت عمل نماید .

یک مدیرخوب قادر است با تغییراتی کوچک، تاثیر زیادی بر پیشرفت امور داشته باشد.

بخش اول: ایجاد انگیزه در کارکنان

الف- احترام به ارزش ها

چرا کارکنان تان اینجا هستند ؟چه چیزی آنها را از رفتن به سازمان های دیگر منصرف می کند ؟

چه چیزهایی باعث می شود تا یک روز کاری خوب باشد ؟چه چیز باعث یک روز بد می شود ؟شاید فکر کنید پولولی واقعا اکثر مردم پیچیده تر از این هستند هر فردی ارزش هایی در زندگی دارد با احترام به ارزش های کارکنان در آن ها انگیزه ایجاد کنید اگر سلامتی برایشان مهم است امکانات ورزش کردن را برایشان فراهم کنید .اگر خانواده برایشان اولویت دارد و برای زمان رفتن کودکان مشکل دارند در مورد صبح کاریو یا عصر کاری با آنها همکاری کنید

ب – احساس خوب در کارکنان به وجود بیاورید

یک مدیر خوب نقاط قوت کارکنانش را پیدا می کند و با استفاده از آن آنها را تشویق می کند.به این دلیل که یک مدیر خوب می داند که کارکنان خوشحال ،سازنده تر می شوند و در تنیجه خلاق تر عمل می کنند .سعی کنید نقاط قوت کارکنان را چه به صورت خصوصی و چه به صورت علنی تخمین بزنید. در دیدار با کارکنان ازکسانی که کار خوبی که انجام داده اند یاد کنید و تشویق کنید.زیرا با این کار آن ها متوجه می شوند که کارشان دیده می شود و شما آن ها را درک می کنید.

حتی با ایمیل وبه طور شخصی می توانید کارکنان کوشا را تشویق کنید…

بخش دوم : تعیین اهداف

الف –  تعیین اهداف به این معنی نیست که باید محافظه کار باشید ،بلکه باید بدانید به چه سمت می روید.

ب – مطمئن شوید که هر یک از کارکنان می دانند از آنها چه می خواهید. داشتن اهداف منسجم ،سبب تمرکز بهتر کارکنان در کار می شود . و به صراحت مشخص می کند که از آنها چه انتظاری دارید  ، در چه مدتی انتظار انجام کار را دارید ، و نتایج کار چه خواهد شد.

ج – در کار به کارکنان بازخورد صریح بدهید زیرا به بهبود کار کمک می کند .در دیدار از تیم های کوچک یا یک به یک بیشتر از نظرات و جزئیات با خبر شوید

د – خودتان را در بالاترین استاندارد نگه دارید 

همه ما مدیرانی را دیده ایم که با اوقات تلخی و سرزنش در برابر اشتباه  کارکنان برخورد می کنند ولی وقتی خودشان سهل انگاری می کنند به سادگی ار آن می گذرند.آیا اینطور می توان مدیریت کرد؟ در حالت ایده آل بهتر است با خودتان سختگیرتر از کارمندان تان باشید.کارمندان به شما نگاه می کنند و سعی می کنند استانداردها را بالاتر ببرند. برای بالا بردن سطح کاری خود ،بهتر است سیستم نظارتی قوی داشته باشید. یک مدیر خوب  می تواند  با استفاده از سرویس مدیریت وتحلیل تماس ها  ،تصمیمات  کارامد تری  را بر مبنای کیفیت و چگونگی پاسخگویی به مشتریان، اتخاذ نماید. حتی اگر وقت برای  گزارش گیری روزانه هم وجود نداشته باشد . می توانید با مدیریت  خوب و به صورت دوره ای در تاریخ های مشخص و دلخواه از سرویس مدیریت وتحلیل تماس ها  استفاده کنید .

بخش سوم : مسئولیت تفویض

الف – نماینده

شما مدیر هستید زیرا می دانید که چگونه هر کاری را خوب انجام دهید ولی این بدان معنا نیست که همه امور را باید خودتان انجام دهید . يکي از وظايف شما به عنوان مدير انتقال دانش خوب انجام دادن کار به ديگران است. فرصتی برای آموزش و توانمند سازی کارکنان در نظر بگیرید ،سپس به تدریج و با توجه به نقاط قوت و ضعف  ، به  آن ها وظایف و مسئو لیت های بیشتری بسپارید. پیش بینی کنید که چه مشکلی ممکن است پیش آید و قبل از شروع، آموزش صحیح را برای کارکنان در نظر بگیرید. برای دادن اختيار، شما بايد امکانات و ابزارهاي مناسب را در اختيار کارکنان  قرار دهيد. تفويض اختيار بدون دادن امکانات لازم نمي تواند هیچ کمکی به  انجام بهتر امور کند .

ب – تعیین وظایف کنید

به کارکنان وظایف بیشتری محول کنید و با این کار مهارت های کارکنان گسترش می یابد و به کارکنانی توانمند تر تبدیل می شوند .و این به نفع شرکت است.

ج – مسئولیت اشتباهات کارکنان خود را به عهده بگیرید.

وقتی یکی از زیر دستان اشتباهی می کند ، تمام تقصیر را به گردن آنها نیندازید ،خودتان مسئولیت را قبول کنید .حتی اگر از نظر فنی به عهده شما نباشد. در واقع با این کار در حال فرهنگ سازی هستید که کارکنان ،اشتباهات خود را بپذیرند و به گردن دیگری نیندازند.اگر اشتباه از همان ابتدا با برخورد شدید همراه باشد ،جسارت را از کارکنان می گیرد و هرگز دست به نوآوری و خلاقیت نخواهند زد .

د – اعتبار موفقیت را از کارکنان نگیرید.

 اجازه بدهید کارکنان از موفقیت ها و دستاورد هایشان اعتبار کسب کنند .این کار به آن ها انگیزه می دهد تا در آینده موفقیت های بیشتری کسب کنند. یک مدیر خوب یک هماهنگ کننده عالیست درست مثل یک رهبر ارکستر که می تواند ساز ها و صداها و نوازنده های مختلف را جوری هماهنگ کند که یک هارمونی گوش نواز شنیده شود .بدون آنکه خودش درآن موسیقی سازی را بنوازد. اگر شما از آن دسته مدیرانی باشید که ایده ها را (می دزدند) از کارکنان گرفته و به نام خودشان مطرح می کنند، چه اتفاقی خواهد افتاد ؟ در واقع  کارکنان در می یابند که شما فقط به خودتان فکر می کنید و حاضرید برای پیشرفت خود بقیه را قربانی کنید.

قطعا چنین تصوری به نفع شما نیست و زیر دستان از اینکه با شما کارکنند خشنود نمی شوند و اینجاست که کار شما به عنوان مدیر بسیار سخت  خواهد شد. مسئولیت اشتباه کارکنان را به عهده بگیرید و افتخار کار های مثبت را از کارکنان نگیرید .این رمز موفقیت است. با این کار زیر دستان به شما اعتماد می کنند و و با ایجاد انگیزه در کارکنان شاهد پیشرفت خواهید شد.

بخش چهارم : برقراری ارتباط موثر

الف – درب را باز نگه دارید

بگذارید کارکنان بدانند شما همیشه حاضر به شنیدن مشکلات هستید .یک راه ارتباطی برای در دسترس بودن در نظر بگیرید. این کار به عنوان یک بحران در مدیریت نیست ،بلکه می تواند فرصتی باشد برای اینکه نشان دهید سازمان برای انجام صحیح کارها، تلاش می کند. همیشه به سوالات کارکنان پاسخ دهید و از رد کردن آنها اجتناب کنید.

ب – ارتباط با کارکنان

اگر قصد داريد به يک مدير موفق تبديل شويد، بايد کارکنان خود را به خوبي بشناسيد. با ایجاد یک رابطه از کارمندان تان بیشتر بدانید .زندگی خارج از محیط کار تاثیر مستقیمی در کیفیت کار کارکنان می گذارد. اگر در مورد مشکلات شخصی کارمندان ، همکاری نمایید ،درست به اندازه یک پاداش برای کارمندان موثر خواهد بود. ( به طور مثال شرکت در تشییع جنازه ،مستلزم نبودن وی در سر کار می باشد. ) هر چه بيشتر و بهتر کارکنان خود را بشناسيد، بهتر مي توانيد تيم خود را هدايت کنيد. در ارتباط با کارکنان مرز تعیین کنید و بیش از حد خصوصی نشوید .مواردی چون مذهب ، سیاست و روابط شخصی به کارکنان ارتباطی ندارد.

ج – بازخورد های مثبت و منفی

شما به عنوان یک مدیر خوب نیاز دارید تا از بازخوردهای مشتریان در رابطه با تجارت خود مطلع شوید .بدیهی است بازخورد های خوب می تواند در ادامه مسیر کمک موثری باشد و همچنین در برخورد با بازخورد های منفی از طرف مشتری می توانید در رفع مشکل کوشا باشید. با سرویس مدیریت وتحلیل تماس ها  ،هیچ  تماسی را از دست نمی دهید و می توانید با آگاهی از نقاط ضعف و یا قوت سازمان از زبان مشتریان در پیشبرد و یا رفع مشکل اقدام کنید. .امکان استفاده از این سرویس به راحتی و تحت وب امکان پذیر است.

د – گوش دادن

همیشه به صحبت های کارکنان گوش دهید.احساسات بروز داده نشده تبدیل به خشم می شود. یک مدیر خوب  نگراني ها و دل مشغولي های کارکنان را  بي ارزش قلمداد نمی کند ، مطمئن باشيد که خيلي خوب به حرف هايشان گوش داده ايد. گوش دادن بايد با تمامي وجود باشد.

بخش پنجم : پذیرفتن برابری

الف – تساوی همه کارکنان

کارکنان افرادی مثل مدیران هستند و بزرگترین کمک را به سازمان می کنند .هیچ سازمانی بدون وجود کارکنان شکل نمی گیرد .بدانید این افراد می توانند باعث بیشترین پیشرفت در دستیابی به اهداف سازمان شوند.

ب – با کارکنان خوب رفتار کنید

اگر با کارکنان خوب رفتار کنید آن ها از کارکردن برای شما خوشحال تر می شوند و این رضایت از کار در هنگام برخورد با مشتری کاملا منعکس می شود و مشتری تصویر مثبتی از شرکت شما پیدا می کند  با این کار نام تجاری شما ،محبوب خواهد شد. با کارکنان خوب رفتار کنید بدون آن ها موفق نخواهید شد . این بسیار مهم است به زمان کارکنان و زندگی شخصی احترام بگذارید.کارکنان را بیش از ساعات اداری نگه ندارید، مگر اینکه برایشان پاداشی در نظر بگیرید. در مورد اشتباهات خصوصی تذکر دهید. هرگز توبیخ عمومی ندهید. این به این معنا نیست که بازخواست نکنید.

ج – سيستم تشويق و تنبيه مناسب و شايسته اي را برقرار کنيد

با شناخت کامل کارکنان ، بهتر مي توانيد آنها را تشويق کنيد. اين تشويق ها لزوماً از نوع پولي نيست و مي تواند تشويق هاي ساده اي از قبيل انتقال آنان به واحدي که دوست دارند در آنجا فعاليت کنند، باشد. تشويق و تنبيه به موقع از اهميت بسزايي در پيشبرد اهداف سازماني برخوردار است. قبل از اخراج او را به بخش دیگری منتقل کنید ،شاید در آنجا شکوفا شود . با تمام این اوصاف فراموش نکنيد که شما مدير هستيد. در همه مواقع با رفتارهای مناسب و اتخاذ تصمیمات به جا و قاطع ،به کارمندان تان نشان دهید که شما یک مدیر هستید. با وجودی که روحیه تیمی خوبی در تیم کارکنان شما وجود دارد و همه وظایفشان را به خوبی انجام می دهند ، ولی این شما هستید که تصمیم آخر را می گیرید .شما یک مدیر خوب هستید.