لزوم استفاده از سرویس مدیریت و تحلیل تماس های تلفنی برای مراکز درمانی و بیمارستانها
سرویس مدیریت و تحلیل تماس های تلفنی برای مراکز درمانی و بیمارستانها
مراکز درمانی و بیمارستان ها بیشترین نرخ مراجعه حضوری و تلفنی را دارا می باشند. تعداد بسیاری از تلفن ها مربوط به شهرستان ها و افرادی است که نمی توانند مراجعه حضوری داشته باشند و مایلند به صورت تلفنی وقت ویزیت گرفته و در موعد مقرر به بیمارستان مراجعه کنند و یا جویای حال بستگان خود باشند و قصد صحبت با پزشک خود را دارند ، اشغالی در خطوط و یا عدم پاسخگویی به موقع موجب نارضایتی شده و پیامدهای ناخوشایندی را در پی خواهد داشت.
ضرورت استفاده ازسرویس مدیریت و تحلیل تماس های تلفنی در بیمارستان ها و مراکز درمانی را به طور کلی می توان در بخش های زیر عنوان کرد:
کاهش تماس های ازدست رفته و پاسخگویی به موقع به اکثریت تماسها
مراکز درمانی و بیمارستانها روزانه حجم زیادی تماس های تلفنی دارند که با سرویس مدیریت و تحلیل تماس ها می توانند از ترافیک تماسها و بیشترین ساعات که افراد با انها تماس میگیرند مطلع شوند. چنانچه در ساعتی از روز نیاز به اپراتورهای بیشتری برای پاسخ دادن به تلفن ها وجود دارد و تعداد افراد حاضر زمان کافی برای جواب دادن به تلفن های بیشتر را ندارند و یا در ساعاتی نیاز به افراد کم تری می باشد و آنها می توانند در واحد های دیگری به سایرین کمک رسانی کنند.
در بحران ها و شرایطی اضطراری افرادی که با بیمارستان ها تماس گرفته و جویای افراد حادثه دیده می شوند بسیار زیاد است و عدم پاسخگویی به موقع به تماس ها موجبات نارضایتی مردم و مهم تر از آن مراجعه حضوری افراد شده و در نتیجه حجم زیادی برای کسب اطلاع به بیمارستان ها رجوع کرده و شلوغی و تبعات دیگری به بار می آید.
در این گونه مواقع به ابزاری نیاز می شود که بتواند اطلاعات دقیقی از وضعیت و آمار تماس ها به مراکز بدهد تا مدیران بتوانند تصمیم گیری کنند چه مواقع تماس ها بیشتر است و چند درصد از تماس ها پاسخگویی می شود، چه مقدار از وقت پرسنل به تلفن جواب دادن و یا برقراری تماس مختص می شود و در صورت نیاز زمان و مدت مکالمات را کاهش دهند تا کم تر با اشغالی خطوط مواجه باشند.
همچنین لغو دائم و یا زمان دار برای خطوط بی استفاده و شناسایی داخلی های پر هزینه و بررسی عملکرد داخلی ها می تواند به کاهش قبوض تلفنی منجر شود. طبق بررسی های انجام شده در مراکزی که ترافیک تلفنی بالایی دارند امکان اشتباه در محاسبه قبوض وجود داشته که با سیستم مدیریت تماس ها می توان از اشتباه در محاسبات به طور صد در صد جلوگیری کرد. در صورت قطع برق و یا اینترنت نیز هیچ اطلاعاتی از دست نخواهد رفت و شما می توانید اطلاعات خود را از 5 سال گذشته تا اکنون را در سیستم مشاهده کنید.
مدیریت سیستم های تلفنی و افزایش کارایی پرسنل
آزاد بودن خطوط تلفنی به ویژه در بیمارستان ها از ضروری ترین مواردی است که می بایست رعایت شود. با سیستم مدیریت تماس ها می توان خطوط پرکاربر و اشغال را شناسایی کرده و در صورت لزوم منابع بیشتری را به آن بخش اختصاص داد. تماس های اورژانسی می بایست در سریع ترین زمان ممکن پاسخ داده شوند، در بیمارستان بهتر است اشغالی ها به حداقل برسد.
با سرویس مدیریت و تحلیل تماس های تلفنی شناسایی تماس های شخصی و غیر مرتبط به سادگی امکان پذیر بوده و می توان محدودیت هایی را برای داخلی ها در نظر گرفت. تماس های بین المللی و ارتباطات خارج از حوزه کار با مدریت سیستم های تلفنی قابل شناسایی و مسدود شدن دائم و یا زمان دار می باشند.
امکان بررسی شکایات ارباب رجوع از داخلی ها و بررسی میزان عملکرد داخلی ها، قابلیت جالبی است که می تواند با مدیریت صحیح و پیگیری موضوع مورد نظر موجب بهبود کیفیت خدمات دهی شود.به طور کلی وضعیت ارتباطات داخلی با شماره های دیگر در محدوده زمانی از پیش تعیین شده قابل بررسی و پیگیری است.
بررسی تلفن های بی پاسخ برای هر داخلی و همچنین بررسی مدت زمان مکالمات به منظور بررسی عملکرد پرسنل ضروری است .امکان تجزیه تحلیل اطلاعات تماس های تلفنی با ارائه آمار و ارقام تحت سرویس مدیریت سیستم های تلفنی وجود داشته و مدیریت بیمارستان ها می توانند در هر زمانی که بخواهند تنها با استفاده از اینترنت، به سیستم مدیریت تماس های تلفنی وارد شده و آمار و ارقام ارائه شده را تجزیه و تحلیل نمایند.
