مدیریت زمان

توسط علی رمضانی دسامبر 1, 2019

مدیریت زمان همواره یکی از دغدغه های افراد در طول زندگی است که در کار بیشترین تاثیر را دارد. هر فرد در طول ۸ ساعت کار در طول روز باید تمامی فعالیت های مشخص شده در چارت کاری را به بهترین شکل به ثمر برساند و این موضوع برای یک منشی تا مدیر مجموعه امری حیاتی و ضروری است. سرویس مدیریت و تحلیل تماس به شما کمک می کند تا بتوانید به بهترین نحو زمان را مدیریت کنید. کاربرد این سامانه برای واحدهایی که با تلفن سروکار بیشتری دارند موثرتر خواهد بود از افزایش بهره وری و کارایی پرسنل گرفته تا مدیریت زمان مکالمه مواردی است که در افزایش راندمان افراد تاثیرگذار است.

استفاده از داشبورد مدیریتی برای مدیریت زمان

داشبورد سامانه مدیریت تماس به شما کمک می کند تا بیشترین اطلاعات را در کوتاه‌ترین زمان دریافت کنید. این اطلاعات براساس ویجت هایی که تعریف کرده اید (به کمک المان های گرافیکی و جدول‌های با بالاترین نوع شفافیت) نمایش داده می شود. به طور مثال شناسایی پرکارترین کارمند، طولانی‌ترین مکالمه، پرهزینه‌ترین تماس‌ها و هزاران اطلاعات دیگر که تنها در زمانی کمتر از ۵ دقیقه از آنها آگاه خواهید شد.

نظارت و بهینه سازی مدت زمان صحبت

با استفاده از گزارشات دقیق در هر واحد سازمان می‌توانید استانداردی را به‌عنوان مدت زمان مکالمه در نظر بگیرید و با مشخص کردن این معیار می توانید با تماس هایی که بیشتر از این مدت به مکالمه پرداختند، آشنا شوید و درصدد کاهش آنها برآیید. این امر در بهینه سازی مکالمات تأثیر مستقیم دارد که با کمک ویجت های مدیریت مدت زمان مکالمه امکان پذیر شده است.

افزایش راندمان بر مبنای تماس ورودی یا خروجی

امکان تفکیک و گزارش گیری تماس ورودی و خروجی به شما کمک می کند تا بهره وری هر کارمند را به دقیق ترین حالت ممکن بررسی کنید و با در نظر گرفتن واحدی که هر پرسنل فعالیت دارد راندمان او را مورد بررسی قرار دهید. کاهش تعداد تماس های خروجی، افزایش دفعات پاسخگویی به تماس ورودی می‌تواند راهکاری مفید برای واحد فروش باشد و پیاده‌سازی عکس این موضوع مناسب ترین روش برای مدیریت بهتر دپارتمان خدمات پس از فروش.

کاهش مدت زمان تماس های غیر مفید

به کمک گزارشگر ابری می توانید با مدیریت یا حذف تماس های غیر مفید یا تماس های شخصی آشنا شوید. این امر به شما کمک می کند تا متوجه شوید هر فرد در طی روز چند دقیقه مکالمه غیرضروری داشته است و با آگاهی از آن در پی کاهش این مدت زمان باشید و یا حتی دقایقی از روز را برای ایجاد و برقراری این تماس‌ها اختصاص دهید.

بررسی راندمان تماس های بی پاسخ

با استفاده از ویجت تماس از دست رفته می توانید در سه مدل از تعداد تماس بی پاسخ مطلع شوید. بررسی هر شعبه و یا دفتر، بررسی هر واحد یا دپارتماس از هر شعبه و در نهایت بررسی داخلی ها به صورت تک به تک. با بررسی علل آن می توانید اقداماتی را پیاده سازی کنید که این عدد را به صفر برسانید. بررسی دلایلی همچون کمبود نیرو، تعداد تماس های زیاد در طی روز، شناسایی ساعت اوج کاری در هر واحد و یا بررسی میانگین مکالمه هر داخلی با تماس ورودی یا خروجی می‌تواند در کاهش میزان تماس بی پاسخ موثر باشد.

بررسی علل منتظر ماندن فرد برای پاسخگویی به تماس

به نظر شما مدت زمانی که طول می‌کشد تا به هر تماس ورودی پاسخ داده شود، چقدر است؟ انتظار بی دلیل از دلایل اصلی عدم رضایت مشتری از خدمات شما است، در صورت وجود این مورد عملا اعتبار مجموعه شما در خطر است با کمک ویجت های نمایش دهنده میانگین زمان انتظار برای هر واحد می توانید از این بازه زمانی آگاه شوید و راه‌حل‌هایی را برای کاهش و یا حذف آن پیدا کنید.