مدیران موفق با استفاده از انواع گزارشات آینده را پیش بینی می کنند
ژانویه 1, 2019
مدیران موفق با استفاده از انواع گزارشات آینده را پیش بینی می کنند
استفاده از انواع گزارش ها برای نظارت بهتر و بهینه سازی امکانات، یک هنر است که نقش بسیار کلیدی در رشد و پیشرفت دارد. در صورتی که این مهارت در یک مجموعه اجرایی نشود بدون تردید می توان مرگ تدریجی را برای آنان پیش بینی نمود. بهره گرفتن از گزارش ها در هر سطحی لازمه یک مدیر موفق است و متناسب با ماهیتی که دارد می تواند برای مدیران و آینده سازمان تحت مدیریت آن ها حیاتی باشد.
در حقیقت گزارش، نتیجه بررسی و تحلیل اطلاعات موجود و مقایسه آن با اطلاعات قدیمی می باشد. گزارش ها در هر سطح و نوعی یکی از مهمترین ابزار برای پیش بینی آینده سازمان و برنا مه ریزی برای آینده بهتر است. با توجه به این نکته که سیستم های تلفنی و خطوط شهری که شامل دستگاه سانترال و کال سنتر ها می شود، یکی از اصلی ترین راه های ارتباطی بین هر مجمو عه ای با مشتریان خود می باشد فلذا نظارت و استفاده از انواع گزارشات برای مدیریت آینده شرکت بسیار اساسی می باشد.
یک گزارش دقیق فنی برابر است با توصیف پیشرفت کار
با توجه به اهمیت نظارت بر سیستم های ارتباطی علی الخصوص سیستم های تلفنی که در بالا به آن اشاره شد، این امکان وجود دارد که با استفاده از انواع گزارش های موجود در سرویس مدیریت تماس به تحلیل های بسیار دقیق از کیفیت و چگونگی مکالمات خود دسترسی داشته باشید. سرویس مدیریت تماس می تواند به صورت کاملا حرفه ای تمامی مکالمات و اتفاقات رخ داده در دستگاه سانترال و کال سنتر را تحلیل و بررسی نماید و با ارائه گزارشاتی که بر اساس نیاز و خواسته شماست آنها را نمایش دهد. ارائه بیشترین اطلاعات در یک نگاه خاصیت و ویژگی اصلی سرویس مدیریت و تحلیل تماس می باشد. گزارش ها در این سرویس مدیریتی به ۵ بخش تقسیم بندی می شود.
- گزارشات کلی یا تاریخچه تماس ها
- گزارش برترین ها یا 25 تایی
- گزارش ترافیک تماس‌ها
- گزارش های مبتنی بر خطوط داخلی یا شهری
- گزارش پیشرفته
گزارشات کلی یا تاریخچه تماس ها امکانی برای مدیریت بهتر زمان
گزارشات تاریخچه ای به چهار بخش تقسیم بندی می شود تماس های ورودی، تماس های خروجی، تماس های بی پاسخ و تاریخچه تماس ها. در داشبورد سرویس گزارش گیری در صورت انتخاب هر یک از این ۴ آیتم می توانید تاریخ مد نظر خود را انتخاب کنید و یا با استفاده از تاریخ های پیش فرض مانند دیروز، امروز، امسال و … گزارش های خود را دریافت کنید. برای انتخاب بازه زمانی مورد نظر خود نیز می توانید از دو بخش “از تاریخ” و “تا تاریخ” استفاده کنید. پس از انتخاب بازه زمانی گزارشات بر اساس آنچه که انتخاب کرده اید از اولین تاریخ و ساعت در دسترس به صورت یک جدول کامل نمایان می شود. همچنین می توانید تمامی گزارشات را بر اساس داخلی، نام داخلی، مدت مکالمه و هزینه ای که برای شرکت در پی داشته، مشاهده کنید.
در صورتی که از قابلیت دپارتمان برای گروه بندی داخلی ها استفاده کرده باشید، می توانید در گزارش گیری به صورت گروه بندی شده و بر مبنای دپارتمان های سازمان خود گزارشات را دریافت کنید. کافیست تا در تب گروه نام دسته مورد نظر را انتخاب کنید. اگر با استفاده از قابلیت اضافه کردن بی نهایت سانترال یا کال سنتر در نرم افزار استفاده کرده باشید، می توانید گزارش گیری را به صورت کلی و یا با انتخاب دستگاه سانترال یا کال سنتری خاص مشاهده کنید. از دیگر ویژگی هایی که این سرویس گزارش گیری تماس به شما می دهد این است که می توانید تمامی اطلاعات را چاپ کنید و یا در فرمت هایی مثل PDF ، EXEL و CSV دریافت نمایید.
گزارش برترین ها یا 25 تایی راهکاری ساده برای شناخت برترین ها
یک مدیر موفق همیشه می بایست از اولین ها در مجموعه خود مطلع باشد، اولین کارمند خوب، اولین خط شهری پر استفاده، اولین خط شهری که با آن بیشتر تماس گرفته می شود، اولین داخلی که می تواند بیشترین تأثیر را بر روی کاربر بگذارد، اولین مکالمه طولانی ورودی یا خروجی، پرهزینه ترین تماس و بسیاری از موارد دیگر که در سیستم گزارش گیری تماس به صورت پیش فرض وجود دارد و به سادگی قابل بررسی می باشد. اطلاع از برترین ها به مدیر و یا کاربر سرویس مدیریت و تحلیل تماس این امکان را می دهد تا بتوانند بهترین تصمیم را بر اساس اطلاعات دریافتی اتخاذ و پیاده سازی کند.
برای مثال با استفاده از گزارش ۲۵، داخلی پر استفاده و مقایسه بازدهی آن داخلی در فروش مشخص شود و به این سوال پاسخ داد که آیا فردی که بیشترین تعداد تماس ها را به خود اختصاص داده توانسته است به همان میزان مشتری جذب کند؟ پاسخ این سوالات و سوالاتی از این قبیل را می توانید در این نوع گزارشات دریافت کنید و بهترین راه حل را پیاده سازی کنید.
خلاصه ای مفید از تماس ها با استفاده از گزارشات ترافیکی
گزارشات ترافیکی به دو بخش تعدادی و زمانی دسته بندی می‌شوند، امکان مشاهده انواع گزارشات بر مبنای روز، ساعت و یا حتی تاریخ خاص وجود دارد، با استفاده از این گزارشات ریز تعداد و یا مدت زمان تماس های دریافتی، تماس های خروجی و تماس های بدون پاسخ را در ساعات مختلف یک روز مشاهده کنید و یا آنکه تمامی تماس ها را به صورت تعدادی مشاهده نمایید. همچنین می توانید با استفاده از گزارش ترافیک تماس ها و یا ترافیک روزانه تماس ها وضعیت تماس های سازمان خود را در ساعات مختلف بررسی کنید.
گزارش های مبتنی بر خطوط داخلی یا شهری
در این نوع گزارشات وضعیت خطوط داخلی و شهری به صورت خلاصه ارائه می شوند تا امکان بررسی و تحلیل آنها در کمترین زمان در دسترس باشد. در گزارش خلاصه وضعیت داخلی ها امکان مشاهده تعداد تماس های ورودی و خروجی، تمام داخلی ها به همراه هزینه و مدت زمانی کلی مکالمات نمایش داده می شود. در گزارش خلاصه وضعیت خطوط شهری نیز تعداد تماس های هر خط به همراه مجموع مدت زمان و هزینه تماس ها وجود دارد.
گزارشات پیشرفته
در صورتی که قصد دارید یک گزارش اختصاصی را بر مبنای نیاز خود طراحی کنید، گزارش پیشرفته به شما این امکان را می دهد تا بر اساس گزینه های مورد نظر خود یک سرویس گزارش گیری دقیق ایجاد کنید. این گزارش می تواند بر اساس شرایط زیر در سرویس مدیریت و تحلیل تماس تعریف شود
- بر اساس نوع تماس های ورودی، خروجی و ازدست رفته
- بر اساس شماره خط شهری و داخلی
- بر اساس شماره هایی که با آنها تماس گرفته اید
- بر اساس شماره هایی که با شما تماس گرفتند
- بر اساس روز، سال، ماه، هفته با امکان حداقل و حداکثر
- بر اساس میزان هزینه مکالمه با امکان حداقل و حداکثر
- بر اساس مدت زمان مکالمه با امکان حداقل و حداکثر
در کلیه گزارشات امکان مرتب سازی هر ستون به صورت مجزا وجود دارد به این صورت که با کلیک بر روی ابتدای هر ستون کل گزارش بر مبنای همان ستون مرتب می شود. با اجرای هر گزارش در هر صفحه 10 مورد نمایش داده می شود و در انتها تعداد کل رکوردها نمایش داده می شود، در صورتی که قصد مشاهده تعداد بیشتری از رکوردها در هر صفحه را دارید می توانید از بین موارد موجود در باکس که در تصویر زیر نمایش داده شده است تعداد دلخواه را انتخاب کنید. ضمنا قابلیت جستجو در نتیجه کلیه گزارشات با استفاده از قسمت جستجوی موجود در بالای گزارش وجود دارد.
در صورتی که قصد مدیریت سازمان خود با استفاده از گزارشات متنوع ارایه شده در سرویس مدیریت و تحلیل تماس ها را دارید کافی است داخل سایت ثبت نام کنید و به سادگی از همه قابلیت های موجود به صورت کاملا رایگان برای مدت 15 روز استفاده کنید. برای شروع روی لینک راه اندازی نسخه آزمایشی رایگان کلیک کنید.
