افزایش کارایی پرسنل
موفقیت حاصل درست کار کردن است نه زیاد کار کردن. وظیفه مدیر یا رهبر یک مجموعه نظارت و همراهی پرسنل برای کسب موفقیت است. مدیر موفق، فردی است که توانسته با توجه به استعداد و توانایی هر فرد مناسب ترین شغل را برای او فراهم کند و افزایش کارایی پرسنل نیز یکی از همین موارد مهم است که باید همیشه مورد بازنگری قرار گیرد و این عامل رابطه مستقیمی با موفقیت دارد. یکی از کاربردهای گزارشگر ابری بررسی کارایی افرادی است که مستقیماً با تلفن سروکار دارند و به واسطه گزارشات پیشرفته و حتی ویجت ها می توانید سطح کارایی هر شخص یا دپارتمان و حتی شعبه را کنترل کرده و به بهبود آن کمک کنید.
هدف گذاری برای بالا بردن کیفیت تماس های پرسنل
برای سنجش پیشرفت روش‌های مختلفی وجود دارد، اما دقیق ترین آن بررسی میزان فاصله با هدف است. هر چه قدر این فاصله کمتر شود پس پیشرفت صورت گرفته است. یکی از کاربردهای سامانه تحلیل تماس، هدف گذاری است که می توانید بر مبنای تمامی المان‌های تماس هدفی را مشخص کرده و برای اصلاح آن اقدام کنید. از پرکاربردترین هدف گذاری ها می توان به کاهش تماس بی پاسخ، بهینه سازی مدت مکالمات، کاهش هزینه تماس خروجی و افزایش تماس دریافتی بر مبنای تبلیغات اشاره کرد.
شناسایی موثرترین کارمند در پاسخگویی به تماس ها
یکی از ویجت های قابل تعریف در داشبورد “ویجت پرکارترین داخلی ها” است، که به واسطه بازه زمانی که مشخص می کنید می توانید تعداد تماس های دریافتی و پاسخ داده شده هر کارمند را مشاهده کنید. با بررسی کیفیت پاسخگویی و شناسایی موثرترین کارمند می توانید، راهکار و رمز موفقیت او در مدیریت تماس ها را با دیگر پرسنل به اشتراک بگذارید. این کار سبب افزایش کارایی و اثر بخشی تمامی پرسنل خواهد شد.
نظارت بر مدت زمان مکالمات ورودی و خروجی پرسنل
یکی از روش های مدیریت بهره وری پرسنل نظارت بر مکالمات تلفنی است. با استفاده از “ویجت های مدت زمان مکالمه” و نظارت بر زمان تماس هر کارمند می توانید بسته به جایگاه او بسنجید که طول تماس دریافتی یا تماس برقرار شده، در طی روز یا هفته قابل توجیه است یا خیر و برای کاهش و افزایش آن برنامه ریزی کنید.
بررسی تعداد تماس ورودی خروجی و بی پاسخ و مقایسه کارمندان با یکدیگر
تماس تلفنی مهمترین رویداد در هر شرکت است. پس نظارت مستمر بر آن نتیجه ای جز پیشرفت و کسب درآمد ندارد. هر کارمند بسته به جایگاهی که دارد، در روز تعدادی تماس را دریافت می کند و یا حتی به برقراری تماس می پردازد. مقایسه کارمندان شاغل در یک واحد یا دپارتمان می تواند بهترین روش برای بررسی اثربخشی آنها باشد. سنجش تعداد تماس دریافتی، تعداد تماس برقرار شده و نهایتاً تعداد تماس بی پاسخ از جانب هر فرد می تواند بهترین نوع ارزیابی باشد.
کاهش تعداد تماس بی پاسخ کارمندان
هر تماس بی پاسخ، برابر است با تخریب اعتبار شرکت، شاید نگاه کارمندان شما به این موضوع کاملا سطحی باشد و یا اصلا اطلاعی از اهمیت آن نداشته باشند، اما شما به عنوان یک مدیر موظف هستید مجموعه خود را در برابر این خطرات حفظ کنید. “ویجت های تماس از دست رفته” به شما و تمامی کارمندانتان کمک می کنند تا بتوانید تماس های بی پاسخ را مشاهده کنید و در صدد رفع آنها گام بردارید. اولین حرکت برای رفع مشکل، شناسایی آن است.
مشاهده هزینه تماس های هر کارمند
بازدهی هر کارمند برای سازمان، اولین دلیل برای ادامه همکاری است. یکی از عواملی که می تواند در این مورد تاثیرگذار باشد و یا حتی از عوامل ارزیابی قرار گیرد، بررسی هزینه تماس هر کارمند است. این ویژگی برای تمامی افراد مجموعه کارایی دارد. بررسی مقدار هزینه تحمیل شده به شرکت و مقایسه آن با بازدهی فرد در کسب درآمد امکانی است که تنها در سرویس مدیریت و تحلیل تماس به کمک “ویجت های هزینه مکالمه” امکان پذیر شده است. با بررسی این عامل می توانید در مورد کارایی فرد تصمیم گیری نمائید.
بررسی میزان کارایی پرسنل در ساعات مختلف بسته به دپارتمان
با گزارش گیری دقیق از دپارتمان و واحد های مختلف سازمانی می توانید، حجم فعالیت روزانه پرسنل یا گروه را در ساعت مختلف بررسی کنید. این گزارش به شما اعلام می کند که وضعیت تماس ها در هر گروه به چه صورت است و با جابجایی کارمندان از واحدهای کم تماس به واحد های پر تماس می توانید، بهره وری افراد و در کل دپارتمان را افزایش دهید. این امر باعث افزایش بهره وری ۱۰۰% در واحدهای پر تماس خواهد شد.
نظارت بر میانگین زمان مکالمات و برنامه ریزی برای کاهش و افزایش آن
میانگین مدت زمان مکالمه هر کارمند یکی از گزارشات کاربردی در سرویس مدیریت و تحلیل تماس است. این ویجت ها به شما این امکان را می دهند که کارمندان هر واحد یا دپارتمان را با یکدیگر مقایسه کنید. نتیجه این مقایسه می تواند ایجاد معیار یا استانداردی برای تمامی اعضای آن واحد باشد. کاهش میانگین مدت زمان مکالمه در واحد هایی که نیازی به صحبت مداوم با تلفن ندارند، بهینه سازی مدت مکالمه در واحد فروش، افزایش میانگین مکالمه در واحد بازاریابی تلفنی از نمونه های پر کاربرد این گزارشات است.
